Protokoll
Dato og klokkeslett: 11.04.2018, kl 18:00
Sted: Bøler Kirke
ble det avholdt ordinær generalforsamling 2018 i Bølerskogen Borettslag.
1. Konstituering
1.1 Valg av møteleder
Som møteleder ble valgt: Adrian Klinge
1.2 Valg av sekretær
Som sekretær ble valgt: Adrian Klinge
1.3 Valg av 1 andelseier til å undertegne protokollen sammen med møtelederen
Valgt ble: Richard Olsen
1.4 Opplysning om antall møtende med stemmerett og antall fullmakter
Antall fremmøtte med stemmerett: 35
Antall fremlagte fullmakter: 3
Totalt: 38
1.5 Godkjenning av innkalling
Vedtak: Godkjent
1.6 Godkjenning av saksliste
Vedtak: Godkjent
2. Godkjenning av årsregnskap 2017
Årsregnskap for 2017 ble gjennomgått.
Vedtak: Godkjent
3. Rapport fra styret for 2017
Rapport fra styret for 2017 ble presentert og tatt til etterretning
4. Godtgjørelse til styret for siste styreperiode
Vedtak: kr. 245.000,- enstemmig
5. Andre saker
5.1 Kompensasjon for privat utskifting av dører og utbedring av det elektriske anlegget i leiligheten
Saken er fremmet av Stein Måreng.
Forslagsstillers saksfremlegg:
Denne saken har vært tatt opp flere ganger. Svaret fra styret har vært at prosjektet ikke er avsluttet. Hvordan definerer vi avslutningen på et så omfattende prosjekt? Det kan komme befaringsarbeid og utbedring av reklamasjonsarbeider i lang tid ennå.
De som har fått nye dører og nytt elektrisk anlegg har allerede fått «utbetalt» sin andel til full pris. De som av ulike årsaker valgte å forskuttere disse arbeidene har ventet lang tid på kompensasjon. Nå må styret komme på banen i denne saken. Sånn som et er nå er det berettiget stor usikkerhet om hva som skjer og hvilke rettigheter den enkelte beboer har. Hva med rettigheter til beboere som flytter ut eller inn? Dette blir vanskeligheter jo lenger tid det går.
Borettslaget bestemte hvilke dører som skulle skiftes. Hva med gamle og stygge dører som ikke ble skiftet. Hvem har ansvaret for dem?
Protokollen fra 5. april 2016 ble en merkelig miks av mitt forslag og styrets innstilling. Styrets innstilling hadde til hensikt å redusere utgiftene mest mulig, men de oppsatte reglene for å få kompensasjon kan være vanskelig å tolke. Det kan oppstå meningsforskjeller.
Mitt opprinnelige forslag samsvarte med innstillingen om erstatningsbeløpet på ca 15.-16.000 kr pr dør. Etter samtaler under møtet med daværende nestleder ble vi enige om at det kunne være fornuftig å redusere beløpet til 11.000 kr for å gi rom for å utbetale flere, uten at totalkostnadene ble større for borettslaget. Nettopp for å unngå for mye diskusjoner. Dette kommer ikke fram av referatet.
Det er viktig for alle at korridorer og oppganger framstår mest mulig ensartet, også med hensyn til dørene. Viktigere er døra til egen leilighet. Dette er viktig både for trivsel og ikke minst verdi ved salg.
Informasjonsmøtene som var lovet er uteblitt. Dette er en sak det hadde vært naturlig å ta opp på et slikt møte.
Personlig har vi skiftet dør innkjøpt av borettslaget. Samme type og på samme tid som andre på korridoren. Men vi mangler kvittering. Vi har også trukket nye elektriske kurser inn i leiligheten i forbindelse med bad og kjøkkenrehabilitering. Disse kursene ble ikke skiftet ut underprosjektet. Har det betydning for spørsmål om kompensasjon? Det er mange spørsmål.
Når det gjelder dørene kan det være en løsning at alle som ikke har fått skiftet dør under prosjektet, kan søke kompensasjon. Dette ville være i tråd med prinsippet i mindretallsvernet i vedtektene. Jeg har ikke oversikt over hvor mange som da ville søke kompensasjon, men det ville gjøre prosessen enklere. Vedtaket om å redusere beløpet var nettopp for å imøtekomme muligheten for slike løsninger.
Forslagsstillers forslag til vedtak
Alle som har skiftet til ny dør kan søke kompensasjon på kr 11.000. Alle som har gamle og stygge dører kan søke om kompensasjon under forutsetning at de inngår avtale med borettslaget om å sette inn ny dør
Styrets innstilling
Styret avviser forslaget. Vi har i møte med prosjektavdelingen til Usbl blitt fortalt at utregningene for refusjon nå kan starte. Styret ser derfor ingen grunn til å dele opp refusjonen. Slik det ser ut nå, kan utbetalingene skje i løpet av kort tid/ før ferien.
Vedrørende dører så ble summen 11000,- vedtatt for 2 år siden. Det stemmer ikke at borettslaget bestemte hvilke dører som måtte byttes, dette ble gjort av entreprenøren og prosjektleder i Usbl. De dørene som ikke ble byttet vil bli byttet den dagen de ikke lenger opprettholder dagens krav og standard. Dersom det skal utbetales en refusjon til de som har gamle dører, må dette da tilbakebetales den dagen døren byttes. Dette systemet vil aldri fungere i praksis.
Det vil bli sendt ut et brev til andelseiere som vil forklare saksgangen i kravet om refusjon. Dersom kvittering mangler finner vi ut av dette ettersom fakturaene på ny dør er sendt fra Usbl.
Styrets forslag til vedtak
Generalforsamlingen avviser forslaget.
Vedtak: Forslagsstillers forslag falt, ingen stemmer for
5.2 Forslag til ny tekst i vedtektene pkt. 3.3 Parkering
Saken er fremmet av Stein Måreng.
Forslagsstillers saksfremlegg:
Pkt. 3-3 (1) foreslås endret til:
(1) Hver enhet i borettslaget kan søke om en parkeringsplass. Tildeling av plasser skjer etter venteliste. Søkere som takker nei til tilbud om parkeringsplass mister sin plass på ventelisten. Ingen kan ha mer enn en plass så lenge det er søkere på ventelisten.
Dersom det er ledige plasser uten søkere på venteliste, kan ekstraplass leies bort til beboere som allerede har plass. Ekstraplasser bekjentgjøres og fordeles etter loddtrekning. Disse plassene må avgis med en måneds varsel når det kommer nye søkere på listen.
Pkt. 3-3 (2) foreslås endret til:
(2) Parkeringsplasser må kun benyttes for bil som eies eller disponeres av leieren. Leieren kan bruke plassen som gjesteparkering for egne gjester. Dersom leieren ikke lenger selv eier eller disponerer bil kan plassen sies opp med en måneds varsel. Avskiltede biler kan bare parkeres etter avtale med styret. Tilhengere mm. kan ikke henstilles på plassene.
Pkt. 3-3 (4) foreslås endret til:
(4) Oppdatert venteliste, oversikt over hvem som leier hvilke plasser og søknadspapirer skal til enhver tid være tilgjengelig hos vaktmesteren og på styrekontoret.
Forslag til overgangsordning hvis det blir vedtatt endringer i vedtektene som krever dette
Dersom det er leiere som i dag disponerer mer enn en parkeringsplass, kan det bli nødvendig å vedta en overgangsordning til de nye vedtektene. Jeg kan ikke se at det finnes klare regler for dette i dag, så jeg vil foreslå at leiere som evt disponerer mer enn en parkeringsplass må avgi ekstraplassene innen 1. juni. Det betyr at styret må si opp ekstraplasser innen 1. mai 2018.
Styrets innstilling
Styret stiller seg ikke bak forslaget om vedtektsendring. Alle andelseiere kan i dag søke om p-plass. De som leier leilighet har ikke denne muligheten.
Styret vil lage en kontrakt som inneholder følgende regler:
- Ved fremleie av andel må parkeringsplass sies opp.
- Det er ikke tillatt å parkere uregistrerte kjøretøy, kjøretøy lengere enn 5 meter og/eller tyngre enn 3,5 tonn på plassene. Parkering av tilhengere ol. er kun tillatt etter avtale med styret.
- Ved brudd på reglene vil kjøretøy/tilhenger bli fjernet for eiers regning og automatisk blir plassen sagt opp.
- Plassen disponeres av andelseier. Det er ikke tillatt med fremleie av plass.
- Dersom det er ledige plasser og ingen på venteliste kan andelseiere leie flere plasser. Det må da bevises bruksrett på flere enn et kjøretøy. Ved behov kan ekstra plasser sies opp med 1 måneds varsel.
- Plassen følger ikke ved salg av andel.
- Søknad på plass sendes til vaktmester som følger opp og besitter ventelisten.
- Oppsigelse av plass må sendes skriftlig til vaktmester. Det er 1 mnd oppsigelsestid. Leien vil løpe frem til oppsigelse er sendt vaktmester.
- Kontrakten må være signert før plassen kan brukes.
Vedtak: Forslaget til vedtektsendring ikke godkjent (4 for, 34 mot)
5.3 Forslag til vedtektsendring pkt 7-1 Styret
Saken er fremmet av Stein Måreng.
Forslagsstillers saksfremlegg
Meningen med fjorårets forslag om utvidet rettigheter for 1. vara var å gi bedre grunnlag til å være forberedt til arbeidet i styret. Da er det helt naturlig at det er tilgang til styreportalen. Jeg har vært vara i flere år og har møtt regelmessig. Jeg har hatt adgang til styreportalen, og det har vært nyttig for arbeidet. Det er vanskelig å se en fornuftig begrunnelse for at denne tilgangen har vært nektet 1. vara inneværende år, når det ellers tilrettelegges for at 1. vara skal være en del av det løpende styrearbeidet.
Pkt. 7-1-3 (6) foreslås endret til:
(1) Varamedlem 1 har møterett på alle styremøter med tale- og forslagsrett. Vara har bare stemmerett hvis det er nødvendig for at styret skal være beslutningsdyktig.
Vara skal ha tilgang til Styreportalen til USBL.
Styrets innstilling
Styret stiller seg ikke bak forslag om foreslått vedtektsendring. Det har aldri blitt nektet noen tilgang til Styreportalen til USBL. Vi har kun fulgt USBL sine anbefalninger. Styreportalen er et verktøy for styret. Varamedlemmer er således ikke en del av styret. Forslaget til Måreng nærmer seg mer ett forslag til ett 6 styremedlem. 1 vara har møterett til styremøter, dersom 1 vara stiller på møter vil vedkommende få all informasjon vedkommende trenger.
Vedtak: Forslagsstiller trakk forslaget.
5.4 Forslag om informasjon
Saken er fremmet av Stein Måreng.
Forslagsstillers saksfremlegg
Styrets informasjon til beboerne har de siste årene vært minimal, nesten fraværende. Lovte infomøter, for eksempel om rehabiliteringsprosjektet har ikke funnet sted. Informasjon er en viktig oppgave som styret følge opp.
(1) Informasjonsmøte
Styret skal hvert år innkalle til et informasjons/beboermøte i oktober/november. Styret setter opp en enkel saksliste som omfatter det styret har arbeidet med siden generalforsamlingen på våren, og saker som er aktuelle i forhold til kommende generalforsamling. Beboerne kan ta opp saker de ønsker debatt om eller temaer de savner informasjon om.
(2) Protokoller
Alle protokoller/referater fra ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger skal sendes ut til alle beboere i papirformat.
Styret kan etablere en digital løsning til fordeling av informasjon som beboerne kan slutte seg til på frivillig basis. Inntil dette er på plass skal protokoller og informasjonsskriv sendes ut i papirformat til alle.
Styrets innstilling
Informasjonsmøte: Dette har vært forsøkt tidligere. Den gangen ble det kalt blokkmøter. Dette ble raskt avsluttet pga. svært dårlig oppmøte. Styret valgte derfor å satse på kontortid hver tirsdag – all erfaring tilsier at dette er langt mer effektivt. Det er mange som ikke ønsker å snakke i større forsamlinger, da er det langt bedre å kunne snakke på kontoret. Informasjonsskriv vil fremdeles deles ut i postkassene.
Protokoller: Det er mange år siden Usbl sluttet å sende ut protokoller. Som styret har fortalt mange ganger tidligere kan man få dette skrevet ut på styrekontoret eller vaktmesterkontoret. Eventuelt kan få det tilsendt ved å kontakte USBL. Styret ser ingen grunn til sende ut 296 store trykksaker da dette både er dyrt og lite miljøvennlig. Det vil i løpet av kort tid bli opprettet en hjemmeside for borettslaget. Her vil protokollen bli lagt ut, det vil også bli lagt ut tidligere protokoller.
Benkeforslag fra Thomas Laurin Barlien følger vedlagt.
Vedtak: Forslagsstiller trakk forslaget
Benkeforslag fra Thomas Barlien vedtatt med overveldende flertall
6. Valg
6.1 Valg av leder
Valgt ble: Thomas Laurin Barlien for 1 år
6.2 Valg av styremedlemmer
Valgt ble: Tom Erlend Berg for 2 år.
Valgt ble: Mihrican Tikir for 2 år.
Valgt ble: Trine Øyen for 1 år.
6.3 Valg av varamedlemmer
1. vara ble: Tormod Midtskog
2. vara ble: Richard Olsen
6.4 Valg av valgkomité
Valgt ble: Jan Olseth
Valgt ble: John Oddbjørn Aarsbog
Etter generalforsamlingen fikk styret følgende sammensetning:
Navn: Adresse:
Leder: Thomas Laurin Barlien Bølerlia 10, 0691 OSLO
Medlem: Tom Erlend Berg Bølerlia 6, 0691 OSLO
Medlem: Mihrican Tikir Bølerlia 8, 0691 OSLO
Medlem: Trine Øyen Bølerlia 20, 0691 OSLO
Medlem: Lindis Johansen Bølerlia 8, 0691 OSLO
Vara: Tormod Midtskog Bølerlia 8, 0691 OSLO
Vara: Richard Olsen Bølerlia 8, 0691 OSLO
Adrian Klinge /s/ Richard Olsen /s/
____________________ ________________________
Møteleder Valgt av generalforsamlingen
Benkeforslag tilknyttet sak 5.4 Forslag om informasjon.
Forslagsstiller, Stein Måreng, trakk forslaget da Thomas Laurin Barlien fremmet et skriftlig benkeforslag som ble lest opp av møteleder for generalforsamlingen:
«Styret skal holde 1 informasjonsmøte i året, mot slutten av kalenderåret, som en prøveordning i 2 år.»