PROTOKOLL
Dato og klokkeslett:Tirsdag 5. april 2016, kl. 18.00
Sted: Bøler Kirke
ble det avholdt ordinær generalforsamling 2016 i Bølerskogen borettslag
SAK 1: KONSTITUERING
1.1 Valg av møteleder
Som møteleder ble valgt: Jasmina Pobric
1.2 Valg av sekretær
Som sekretær ble valgt: Jasmina Pobric
1.3 Valg av 1 andelseier til å undertegne protokollen sammen med møtelederen
Valgt ble: Lindis Johansen ble valgt til sak 4.4. Trine Øien overtok fra sak 4.5
1.4 Opplysning om antall møtende med stemmerett og antall fullmakter
Antall fremmøtte med stemmerett: 51
Antall fremlagte fullmakter: 13
Totalt: 64
1.5 Godkjenning av innkalling
Vedtak: Godkjent
1.6 Godkjenning av saksliste
Vedtak: Godkjent med følgende endring: Sak 4.1 og 4.9 behandles sammen
SAK 2: GODKJENNING AV ÅRSOPPGJØRET
2.1 Godkjenning av årsmelding 2015 fra styret
Styrets årsmelding for 2015 ble gjennomgått.
Vedtak: Godkjent (mot 13 stemmer)
2.2 Godkjenning av årsregnskapet 2015
Årsregnskap for 2015 ble gjennomgått.
Vedtak: Godkjent
SAK 3: GODTGJØRELSE TIL STYRET FOR SISTE STYREPERIODE
Vedtak: Godkjent med kr 233 000,-
SAK 4: ANDRE SAKER
4.1 Forslag fra Bjørn og Jorun Wikstrand – Skriftlige avstemninger
Det har de siste årene utviklet seg en kultur på generalforsamlingene der stadig flere saker blir avgjort ved håndsopprekning. Dette har bl.a. medført at opptelling av stemmer har blitt svært ”omtrentlig”. Til alle vedtak skal det være registrert antall stemmeberettigede (registrerte fremmøtte pluss fullmakter), antall stemmer for, antall stemmer mot og antall blanke stemmer.
Forslag til vedtak:
Alle avstemninger på årsmøtet skal være skriftlige. Unntak fra dette kan være:
- Godkjenning av årsrapport, årsregnskap og budsjett, forutsatt at ingen av deltagerne på generalforsamlingen krever skriftlig avstemning.
- Personvalg, der det ikke fremmes motkandidater til valgkomiteens innstilling
Styrets innstilling:
Forslaget avvises. Vi fortsetter med dagens praksis med håndsopprekning og stemmeseddel ved behov.
Bakgrunn:
Dette kan være meget upraktisk ved behandling av mindre saker. Dersom dette forslaget blir godkjent vil alle saker som krever vanlig flertall kreve skriftlige avstemninger, noe som igjen kan medføre at våre møter blir lengere enn nødvendig. Vi vil også gjøre oppmerksomme på at enhver andelseier kan be om skriftlige voteringer om ønskelig. Styret (og møteleder) pleier ikke å være strenge på dette området.
Vedtak: Forslag til vedtak godkjent med flertall
4.2 Forslag fra Bjørn og Jorun Wikstrand – Bruk av fellesarealet bak 8’ern («Fotballbanen»)
Dette har vært en sak på flere generalforsamlinger uten at det har blitt gjort noen vedtak. Et av forslagene til bruk av dette området er etablering av en ballbinge, men det er ikke fremlagt kostnader, støyanalyser eller reglement for bruk av en slik innretning på fellesarealet.
Forslag til vedtak:
Styret gis fullmakt til å etablere en ballbinge på fellesområdet bak 8’ern, forutsatt at det fremlegges kostnader, støyanalyser og reglement for bruk av ballbingen, som godkjennes av beboerne på en generalforsamling.
Styrets innstilling:
Forslaget avvises
Bakgrunn:
Styret har i et rundskriv (sendt ut til alle i romjulen 2015) forklart saken. Styret vil først skaffe til veie alt av info før vi sender ut alt i et skriv i god tid før ekstraordinær generalforsamling.
Benkeforslag fra forslagsstiller: Sak trekkes
Vedtak: Sak trukket (enstemmig)
4.3 Forslag fra Bjørn og Jorun Wikstrand – Hundehold i borettslaget
Det er et økende problem at det til stadighet er hunder i leilighetene som åpenbart er overlatt til seg selv, spesielt på dagtid, og som står og bjeffer og uler. Dette er et problem for beboere som blir forstyrret av dette, men det må da også være et problem for de stakkars dyrene som åpenbart ikke har det bra. Dette er uforsvarlig dyrehold, og bør ikke forekomme i borettslaget.
Forslag til vedtak (a):
Hundehold i borettslaget er forbudt, med mindre det er medisinsk begrunnet (f.eks førerhund). Søknad om tillatelse til hundehold skal godkjennes av styret.
Hvis ikke dette blir vedtatt av generalforsamlingen, ønsker vi å fremme alternativt forslag til vedtak.
Forslag til vedtak (b):
Det er ikke tillat å la hunder være innelåst alene i leilighetene i lengre perioder (max 60 min.).
Styrets innstilling:
Forslagene avvises
Bakgrunn:
Forslag a) – Det skal mye til å nekte hundehold i borettslag når gode grunner taler for det, og dyreholdet ikke er til ulempe for de øvrige brukere av eiendommen, jf. brl. § 5-11 fjerde ledd siste punktum. En absolutt og ufravikelig forbud kan ikke opprettholdes. Det skal gis dispensasjon om lovens vilkår er oppfylt.
Forslag b) – Denne regelen griper inn i privatlivets fred og legger urimelige begrensninger på andelseiernes livsutfoldelse, jf. diskrimineringsforbudet i brl. § 5-1 som gir god støtte til denne tolkningen.
Vedtak: Forslag til vedtak (a) ikke godkjent (5 for, 49 mot). Forslag til vedtak (b) ikke godkjent (5 for, 49 mot)
4.4 Forslag fra Gaute Bech – Parkering i borettslaget
Regler for parkerings og garasjeplass i borettslaget er ikke vedtektsfestet eller nedfelt i husordensreglene. Dette er uheldig fordi det kan gi enkelte personer fordeler i forhold til andre i tildelingsprosessen, noe som strider mot mindretallsvernet for borettslaget vårt. Det er også ved salg av leilighet viktig å kunne vite hvor lange ventelistene er og hva prisen er for slike plasser. Det kommer de aller fleste til gode at det er åpenhet og ryddighet rundt både prisnivå og tildelingsrutiner for disse plassene.
En enkel måte å holde listene oppdatert på er å tilkjennegi dem ved oppslag i vinduet på styrekontoret eller utenfor vaktmesterens kontor. Dette koster lite arbeid dersom disse listene eksisterer. Garasjelaget leier både bygg og grunn av borettslaget. Det innebærer at de også kan innlemmes i denne vedtektsendringen.
Forslag til nytt punkt i vedtektene:
3.3 Parkering
a) Hver enhet i borettslaget kan søke om inntil to bilplasser. Fremleie av parkeringsplasser og garasjeplasser er ikke tillatt.
b) Parkerings- og garasjeplasser må kun benyttes for bil som eies eller disponeres av garasjeleieren. Dersom leieren ikke lenger selv eier eller disponerer bil kan plassen sies opp med en måneds varsel.
c) Parkerings- og garasjeplasser kan ikke overdras ved utleie eller salg av leilighet men tildeles etter venteliste.
d) Styret er ansvarlig for at venteliste for garasje- og parkeringsplasser offentliggjøres ved endringer i denne. Søknadsrutiner og pris på henholdsvis garasje- og parkeringsplass tilkjennegis sammen med ventelisten.
Styrets innstilling:
Forslaget avvises
Bakgrunn:
Garasjelaget er et eget sameie og leier kun lagets tomt. Borettslaget kan ikke vedta noe i sine vedtekter som omhandler dette selskapet. Den enkelte andelseier må selv be om sameiets vedtekter og følge disse. Forslaget som omhandler garasjeplasser vil være ugyldig og kan ikke medtas i borettslagets vedtekter, med mindre garasjesameiet samtykker.
Vedrørende våre uteplasser, så har vi ca. 90 plasser på 296 boenheter. Det står ingen steder at ingen kan ha 2 plasser. Det er derfor fult mulig for den enkelte å søke om 2 plasser. Vaktmester vil likevel prioritere de som ikke har plass foran de som allerede har en plass etter ventelister, slik som nå. Dette også av hensyn til likhetsprinsippet.
Benkeforslag fra eier Randi Osen følger vedlagt
Vedtak: Forslag fra Gaute nedstemt (22 for, 31 mot). Benkeforslag fra Randi godkjent (34 for, 16 mot).
4.5 Forslag fra Stein Måreng – Retningslinjer for styrets arbeid
Forslaget til retningslinjer for styrets arbeid vedtas som en del av vedtektenes 7-2 gjennom et tillegg til teksten. Retningslinjene legges ved som et tillegg.
Vedtektene 7-2 Styrets oppgaver, underpunkt (1) får følgende tillegg:
…i samsvar med lov, vedtekter, styrets retningslinjer (se vedlegg) og generalforsamlingens vedtak.
Styrets innstilling
Forslaget avvises.
Bakgrunn:
Retningslinjer for styrearbeid er lovpålagt og behøver derfor ikke å være en del av lagets vedtekter.
Vedtak: Forslag fra Stein godkjent (40 for, 11 mot)
4.6 Forslag fra Stein Måreng – IN – ordning
Det etableres IN-ordning i Borettslaget. Ordningen innebærer individuell rett til å nedbetale fellesgjeld knyttet til boligen.
Styrets innstilling:
Individuell nedbetaling av fellesgjeld (IN) innebærer at hver andelseier får anledning til å innfri hele eller deler av borettslagets lån.
Dette forutsetter at banken, i vårt tilfelle DNB Boligkreditt AS godkjenner en slik ordning. I tillegg er det en forutsetning at lånet har flytende rente for at man skal kunne gjøre ekstraordinære nedbetalinger.
Innføring av en IN-ordning krever generalforsamlingsvedtak med simpelt flertall. IN-ordningen forutsetter avtale mellom borettslaget og Usbl, mellom borettslaget og långiver og mellom borettslaget og andelseieren.
Nedenfor følger litt informasjon om noen av disse forholdene:
- Långiver må akseptere og inngå avtale om sidestilt sikkerhet i forhold til de andelseierne som gjør ekstraordinære nedbetalinger.
- De månedlige giroene får egne beløp for renter IN og avdrag IN og borettslaget kan ikke gi fritak for disse beløpene til andelseierne. Beløpene justeres hvert kvartal iht. til renteendringer på lånet. Slike endringer blir ikke varslet.
- Borettslaget kan ikke gjøre ekstraordinære nedbetalinger på lån med IN-avtale.
- Borettslaget må være medlem i Borettslagenes sikringsordning eller ha tegnet tilsvarende forsikring.
- Terminforfall for lån med IN må være 1. januar, 1. april, 1. juli og 1. oktober.
- Andelseierne har mulighet til å betale ekstraordinært på lånet to ganger pr. år: 15. mars og 15. september. Minimum innbetaling er p.t. kr 100 000, så fremt ikke all fellesgjeld skal innfris. Innbetaling skal skje til særskilt konto og forretningsfører må kontaktes i senest 1 måned før terminforfall.
Usbls arbeid knyttet til IN-ordningen faktureres etter gjeldende prisliste. P.t er prisene, ekskl. mva., som følger:
Etablering kr. 25.000,-
Årlig oppfølging kr. 15.000,-
Kostnad for eier pr. nedbetaling: kr 2.300,-.
Prisene reguleres årlig iht. prisreguleringsmekanisme i Kundeavtalen (=forretningsføreravtalen). Det er viktig å merke seg at det knyttes usikkerhet til lønnsomheten for andelseier ved en ekstraordinær nedbetaling av egen fellesgjeld. Det er så langt ikke dokumentert at andelseieren ved salg av andelen oppnår en tilsvarende høyere pris ved salget. Total salgssum utgjør kjøpesum + andel av fellesgjeld. Kjøper må i disse tilfellene finansiere mer selv og som regel til høyere pris enn den borettslaget har oppnådd ved fellesfinansiering.
Forslag til vedtak:
Det åpnes for individuell nedbetaling av fellesgjeld for andelseierne. Styret får fullmakt til å inngå avtaler og avgi nødvendige fullmakter på vegne av borettslaget. IN-ordning medfører at nedbetalingstiden for de lån som omfattes ikke kan endres og det kan ikke foretas opplåning på lån omfattet av IN-avtale.
Vedtak: Forslag ikke godkjent (18 for, 28 mot)
4.7 Forslag fra Stein Måreng – økonomisk kompensasjon
På den ekstraordinære generalforsamlingen der styret fikk fullmakt til å oppta lån til rehabilitering, ble det flere ganger sagt fra styret at de som selv hadde tatt kostnader til ved bytte inngangsdøren til leiligheten og/eller tatt kostnadene ved oppdatering av el.anlegget i leiligheten skulle få kompensasjon begrenset oppad til det borettslaget sparer ved at arbeidene utgår av totalentreprisen. Noen har kanskje forskuttert arbeider basert på løftene på generalforsamlingen.
Borettslaget må innfri løftene om økonomisk kompensasjon til dem som selv har bekostet nye dører eller utbedret det elektriske anlegget. Styret må bruke generalforsamlingen til å avklare om utgiftene skal dekkes over driftsbudsjettet eller om det er nødvendig å utvide lånefullmakten utover 40 mill.
Styrets innstilling:
Borettslaget vil erstatte økonomisk tilsvarende det borettslaget sparer pr dør der hvor andelseiere har forskuttert utskiftingen. Dvs. de som har lagt ut for dørbytte de siste 2-3 årene med avtale om tilbakebetaling når prosjektet er avsluttet. De som ikke har en slik avtale evt. har byttet dører for lenge siden vil ikke få denne kompensasjonen.
Vedtak: Styret gis fullmakt til kompensasjon for dørbytte gjennom driftsbudsjett til kr 11 000,-. Styret setter søknadsfrist (enstemmig vedtatt)
4.8 Forslag fra Lise Aasland Ursin – Styrets oppgaver
Styret representerer andelseierne i borettslaget. Dette innebærer at de avgjørelsene styret tar, får økonomiske og bomessige konsekvenser for nevnte andelseiere. Styrets arbeid bør derfor være tilgjengelig for dem de representerer, slik at andelseierne enkelt kan følge med i saker som angår dem. Det ønskes bedre informasjonsflyt mellom styret og andelseierne, og økt gjennomsiktighet generelt i styrets arbeid. Derfor foreslås følgende vedtektsendring:
Forslag til vedtektsendring:
7-2 Styrets oppgaver (3) Styret skal føre A-protokoll, og eventuelt B-protokoll ved behov, over styresakene. A-protokoll sendes til andelseierne innen 1 uke etter avholdt styremøte. Taushetsbelagt informasjon som må unndras offentlighet føres i B-protokoll og sendes ikke ut. Protokollene skal underskrives av de frammøtte styremedlemmene.
Styrets innstilling:
Forslaget avvises.
Bakgrunn: Dette forslaget vil gjøre styrearbeidet håpløst å gjennomføre. Ikke minst vil en slik pålegging kunne medføre at eiere ikke tør å sitte i styret.
Styret skal ha den daglige ledelse av borettslaget og må sørge for at saker behandles i forhold til gitte frister og passe på at borettslagets årssyklus når det gjelder budsjetter, fastsetting av felleskostnader, avgivelse av regnskap og årsberetning etc. følges opp. Alle møter som avholdes internt i styret skal være protokollert og denne protokollen må organiseres og oppbevares på en betryggende måte.
Det er generalforsamlingen som har valgt styret og styret utleder sin kompetanse fra generalforsamlingen, vedtektene og loven.
Styret er borettslagets utøvende organ og skal slik det står i brl. § 8-8: … leie verksemda i laget i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamlinga. Styret kan ta alle avgjerder som ikkje i lov eller vedtekter er lagd til andre organ.
Vi har også tidligere forklart at en andelseier har krav på innsyn i generalforsamlingsprotokollen, jf. brl. § 7-9. En andelseier har imidlertid ingen alminnelig innsynsrett i styreprotokollen eller i de øvrige av styrets dokumenter som kontrakter med tredjemenn, klager på naboen, bilag av ulike slag mv. Styret har en plikt til å nekte uvedkommende innsyn i taushetsbelagte opplysninger.
På bakgrunn av det ovennevnte vil det være vanskelig for oss å skille protokollen i to da styreprotokoller i de aller fleste tilfeller vil inneholde en eller flere taushetsbelagte protokolleringer.
Styret ønsker å fortsette å sende ut rundskriv til alle eierne om saker av allmenn interesse 2-3 ganger i året. Og mener at dette vil være tilstrekkelig.
Vedtak: Forslag til vedtektsendring ikke godkjent (21 for, 30 mot)
4.9 Forslag fra Solveig Rossebø – Skriftlige avstemninger
Jeg ber om at alle avstemninger som gjøres på generalforsamlingen, gjennomføres anonymt, slik at vi er sikre på at alle tør å si meningen sin.
Styrets innstilling:
Forslaget avvises.
Bakgrunn:
Ref. vår innstilling til innmeldt sak 4.1.
Vedtak: Sak trukket med flertall
4.10 Forslag fra Solveig Rossebø – Kameraovervåking
Kameraovervåkingen i borettslaget ble i vinter utvidet til å omfatte alle heisene. Kameraene i heisene ble installert uten at vi beboere ble spurt, på tross av at dette er en betydelig utvidelse av overvåket område. Jeg ber derfor om at vi stemmer over om vi skal ha overvåkningskamera i heisene eller ikke.
Forslag til vedtak:
Dersom det ikke er flertall for kameraer i heisene, skal de fjernes.
Se Datatilsynets regler for kameraovervåking i borettslag:
«I borettslag eller andre boligselskap skal all form for kameraovervåking være forankret i et ønske blant beboerne, og det må være avklart at tiltaket har en sterk tilslutning. I praksis har to tredjedels flertall blitt lagt til grunn som en grense, og det anbefales at overvåkingen vedtektsfestes. Dette innebærer at saken legges frem på et allmøte, en generalforsamling eller lignende, og at vanlige vedtektsbestemmelser gjelder. Det er ikke tilstrekkelig at et flertall i styret er for overvåkingen. Overvåking for å avklare etterlevelse av husordensregler, god kildesortering eller andre mindre tungtveiende formål, er ikke tillatt.»
Styrets innstilling:
Forslaget avvises.
Bakgrunn:
Styret kan ikke se at området vi overvåker har økt kraftig da heisene er på ca. 1,5 m2 (6 heiser totalt = 9 m2). Dette er ikke en kraftig økning av det totale fellesarealet. Vi økte antall kameraer fra 8 til 14. Alle områder er varslet med skilt/klistremerker. Datatilsynet er selvsagt varslet/meldt. Kameraene er for vår egen sikkerhet og kan kun ses på av vaktmester, styreleder og politi ved behov
Vedtak: Forslag til vedtak ikke godkjent (17 for, 31 mot)
SAK 5: VALG
Følgende styremedlemmer stod på valg:
Styreleder: Thomas Barlien
Styremedlem: Trine Øien
Styremedlem: Annette Garthus (egen fratreden)
Styremedlem Jørgen Glenster (egen fratreden)
5.1 Valg av leder
Valgt ble: Thomas Barlien for 1 år
5.2 Valg av 3 styremedlemmer
Valgt ble: Tom Berg for 2 år.
Valgt ble: Trine Øien for 2 år.
Valgt ble: Mihrican Tikir for 2 år
5.3 Valg av 3 varamedlemmer
Valgt ble: Monica Søderholm for 2 år.
Valgt ble: Gaute Bech for 2 år.
Valgt ble: Lise Ursin for 2 år.
Etter generalforsamlingen fikk styret følgende sammensetning:
Navn: Adresse:
Leder: Thomas Barlien Bølerlia 10, 0691 OSLO
Medlem: Ronny Løset Bølerlia 22, 0691 OSLO
Medlem: Tom Berg Bølerlia 6, 0691 OSLO
Medlem: Trine Øien Bølerlia 20, 0691 OSLO
Medlem: Mihrican Tikir Bølerlia 8, 0691 OSLO
Vara: Lindis Johansen Bølerlia 8, 0691 OSLO
Vara: Eva Gustavsen Bølerlia 20, 0691 OSLO
Vara: Monica Søderholm Bølerlia 10, 0691 OSLO
Vara: Gaute Bech Bølerlia 8, 0691 OSLO
Vara: Lise Ursin Bølerlia 6, 0691 OSLO
5.4 Valg av valgkomité
Valgt ble: Oddbjørn Årsbog, Jan Holseth, Solveig Rossebø, Leif-Andre Trøhaugen, Carl Erik Jovin og Gaute Bech.
Jasmina Pobric /s/ Lindis Johansen /s/ til sak 4.4., Trine Øien /s/ fra sak 4.5
Møteleder Valgt av generalforsamling
Benkeforslag:
Ordet «garasje» tas ut, og forslaget gjelder kun utendørs parkering (punkt a, b, c og d)
Forslagsstiller: Andelseier Randi Osen
Forslag til nytt punkt i vedtektene blir som følger:
3.3 Parkering
a) Hver enhet i borettslaget kan søke om inntil to bilplasser. Fremleie av parkeringsplasser er ikke tillatt.
b) Parkeringsplasser må kun benyttes for bil som eies eller disponeres av leieren. Dersom leieren ikke lenger selv eier eller disponerer bil kan plassen sies opp med en måneds varsel.
c) Parkeringsplasser kan ikke overdras ved utleie eller salg av leilighet men tildeles etter venteliste.
d) Styret er ansvarlig for at venteliste for parkeringsplasser offentliggjøres ved endringer i denne. Søknadsrutiner og pris på henholdsvis parkeringsplasser tilkjennegis sammen med ventelisten.