Styreleder Stian Nyløkken starter med å orientere om gangen i årsmøtet, og presenterer agenda.

I etterkant av informasjonsmøte gjennomføres ordinær digital generalforsamling, med mulighet for å stemme manuelt/analogt.

Gjennomføring: 25.04.24 kl 09.00 – 02.05.24 kl 18.00

Mulighet for å stemme analogt/manuelt: Mandag 29.04.24 – Kl 18.30 – 19.30

Informasjon og referat publiseres på våre nettsider for de som ikke kan delta.

Sander  fra USBL fortsetter med å orientere om USBL sitt arbeid, at det er digital gjennomføring og hans rolle.

Camilla Grøtta signerer møteprotokoll sammen med møteleder Sander. 

Sander går gjennom årsregnskap for 2023.

• Utgangspunktet er et positivt driftsresultat, med god økonomistyring.

• Spørsmål fra salen om budsjettering på rentekostander, og hvorfor rentekostnader overstiger budsjettert beløp.
  • Styret svarer ut at dette skyldes både låneopptak, men også rentehevinger fra Norges bank på borettslagets lån.
• Spørsmål om andre kostnader

Spørsmål om økte styrehonorar. Innebærer ingen økning fra i fjor, da styret ikke fikk den økningen som ble vedtatt i fjor. Fordeling er 50% til styreleder og det resterende fordeles på de andre styremedlemmene.

Valg:

Valgkomiteen orienterer om innstilling til valg og kriterier for utvelgelse. 

Stian Nyløkken innstilles som ny leder for 2 år.

Stian er 37 år gammel og har bodd i borettslaget siden 2006. Han har vært leder i borettslaget i 3 år,

Bakgrunn innen økonomi, ledelse og teknologi. 

Ønsker å videreføre vedlikeholdsplanen vi har på en økonomisk fornuftig måte sånn at ikke husleia må opp mer enn nødvendig.

Benkeforslag fra beboer: Aina Fransrud (sitter i dagens styre). 

Har sittet i styret i et år, og takker ja til benkeforslag. Aina har bakgrunn fra catering, og kan prosesser knyttet til økonomi. Har erfaring med å behandle kunder i sitt virke.

Ønsker å lage en vedlikeholdsplan og ha god fremdrift i borettslaget.

Spørsmål fra varamedlem til styret Kjetil Ree: Dersom et sittende styremedlem blir valgt inn som leder, hva gjør man med ledig styremedlemsplass?

Svar: Må gjennomføre ekstraordinært valg. Vara rykker ikke automatisk opp, de er valgt inn som vara 

Marie Pommier for 6rn og Kjetil Ree for 8rn på valg for 2 stk styreverv. 

Jostein og Nina Kristin på valg for 2 stk varastyreverv. 

Carl Jonvin benkes som styremedlem og takker ja. 

Styret får fullmakt til å velge delegat til USBLs generalforsamling 6. mai 2024.

Valgkomitee innstilles som i innkalling. 

Stian orienterer: om status varmeanlegg, økonomi og vedlikeholdsplan 

Åpner først med hva han tenker styret kan bli bedre på og spør salen hvordan vi kan best nå beboere 

Bedre kommunikasjon?

Fortsette med SMS og epost, men huske på de analoge 

Mer synlighet, bør bilder av styret henge i hver blokk?

Kan man levere i postkassen kun til de som er over en viss alder OG ønsker dette? Sette sammen en liste, kartlegge behov, kanskje ved å gå dør til dør, levere i postkassen

Blokkmøter – bruke selskapslokaler til dette?

Nyhetsbrev 4 ganger i året. Må ikke være så langt eller med ny informasjon 

Beboere har også ansvar for å bruke styretiden 

Bør borettslaget ha en sosialkomitee, ikke del av styret men med et budsjett og rapporterer til styret? Beboeransvar 

Ønsker å begynne med dugnad 

Varmesystemet er i drift og overlevert. Gode effekter, halvert forbruket. Høye strømpriser ville slått enda hardere inn.

Det er tegnet serviceavtale fordi vi ønsker å ta vare på anlegget og ikke havne i samme posisjon som da vi overtok fra forrige styret. 

Varmeanlegget har vært med på å styrke borettslagets økonomi i en periode med mye økte utgifter.

Uteområder ikke i orden, og styret har varslet at dette skal opparbeides ved eksternt selskap. Vi har kranglet med leverandør i flere omganger og håper at vi nå er nærmere en løsning, hvor vi henter inn ekstern gartner og sender regningen til leverandør av varmeanlegget.

Det skal bli montert et renseanlegg i varmeanlegget i løpet av nedetiden i sommer, dette for å rense vannet i systemet slik at det blir jevnere varme. Anlegget styres i dag av utetemperaturen, det vil bli montert et styringssystem hvor vi i større grad kan regulere manuelt (SD-anlegg). 

Morten: det gamle anlegget kostet 30.000 å starte, med dette nye anlegget koster det nesten ingenting

Økonomien i borettslaget er i bra. Det ble presentert en oversikt over utgifter og inntekter og hvordan dette påvirker hva vi kan gjennomføre av utbedringer og vedlikehold uten å øke husleia. Det er særlig kommunale avgifter som har økt i inneværende periode, men vi ser også økning fra Telia (avtale som er arvet fra forrige styre). Styret forhandler der det er mulig.

Det sittende styret har brukt tiden frem til nå med å utføre etterslep av vedlikehold, og vi er nå et godt stykke på vei. Men vi vet at det er noen store ting som vi muligens må ta tak i fremover og det er satt av ressurser til å  kartlegge hva vi må gjøre og hva vi kan utsette.

Styret har gjennomført i 2021/2024: 

• Utskiftning av porttelefoner i hele borettslaget 
• Utskiftning av hovedtavle for strøm til tappevann
• Etablert infrastruktur for elbil-lading
• Utskiftning av utebelysning
• Reparert støttemur
• Utskiftning av varmeanlegg (ink serviceavtale)
• Oppgradering av vaskeriet

Fra høsten 2023 har styret konsentrert seg om ferdigstillelser av de store prosjektene, samt gjennomført en oppgradering av utleielokalet og utbytting av maskiner på vaskerommet.

Merk at fasadevask av langblokken er planlagt vår/sommer 2024, samt befaring og tilhørende tiltaksrapport på tak i hele borettslaget. Fasadevask på høyblokkene vil bli gjennomført suksessivt, dette er fordi vi ønsker å ta dette over driftskostnadene og ikke ta opp mer lån. 

Styret ønsker også å ha større fokus på brannvern og har innhentet flere leverandører som skal gi tilbud på eventuelle utbedringer vi trenger. 

Andre spørsmål fra salen: 

Kan vi flytte skogen litt lenger vekk fra fasaden? 

Vårt borettslag sitter på festet tomt, og det er kommunen som eventuelt vil gjennomføre. Dette er noe vi bør melde til til kommunen 

Salen ønsker dugnad kombinert med grillfest, andre forslag for å øke engasjement og samhold : hobbyklubb, eller juleverksted, Blokkmøter.

Styret bør ha som mål å øke engasjementet 

Kontinuitet i kommunikasjon, jevnlige oppdateringer 

Referat skrevet av: Trine-Lise Lyng. Se også powerpointene som ble brukt under infomøtet.